Hoy os traigo un post a petición de una futura novia, Irene, que me hacía esta consulta:
"...queria preguntarte por el tema de los autobuses. El caso es que llevamos unos 365 invitados, de los cuales algunos se caerén. Pero claro no sabemos cuántos autobuses contratar. En principio en varios sitios nos dicen que con 2 idas y tres vueltas esta bien pero y si se queda gente en tierra ¡¡¡ pero es q me parece una burrada, tu como lo hicistes?"
Como me veo totalmente reflejada en esta pregunta, porque el tema de los autocares fue uno de los que más quebraderos de cabeza nos dio, os dejo algunos pasos importantes a seguir para haceros el camino más fácil, en la medida de lo posible.
Comencemos...
¿Qué es el servicio de autocares para bodas?
El servicio de autocares y minibuses existe desde hace muchos años, ¿quién no ha ido alguna vez en uno de ellos de excursión?. Pero es en los últimos tiempos cuando se han hecho un hueco más importante en el mundo de las bodas.
En un principio, solía contratarse para desplazar invitados que viniesen de fuera, cuando se trataba de un número considerable, para que nadie se perdiese en un sitio nuevo, evitar que condujeran demasiados kilómetros, y pudiesen llegar puntuales.
Sin embargo, hoy en día el servicio de autocares se contrata sobre todo para desplazar a los invitados desde el lugar de la ceremonia hasta el lugar de celebración, evitando así la preocupación de coger el coche tras una larga barra libre.
¿Es imprescindible la contratación de autocares en nuestra boda?
Por ello, es necesario que distingamos qué servicios son imprescindibles: obviamente, la contratación de autobuses para desplazar a tus invitados no es uno de ellos. Pero sí es cierto que, comparándolo con otros servicios, no resulta de los más caros, si tenemos en cuenta el kilometraje que realizan, la cantidad de personas que desplazan, el número de viajes etc., y además hay muchas empresas que se dedican a ello, por lo que la oferta es amplia.
Ya dependerá de lo que la pareja pueda o quiera costear, si bien es cierto que, después de tantos gastos, éste se antoja extraordinario.
Esta es la principal pega que encontramos a la hora de decidir si contratar o no. Como es por todos conocida, y la decisión de contratar es personal de cada uno, yo os hablaré, desde mi experiencia, de las ventajas que conlleva, puesto que, junto con la comida y la personalización de la boda, éste fue uno de los puntos que más gustaron y más valoraron nuestros invitados.
¿Cuándo es conveniente contratar autocares?
Este punto os lo voy a resumir bastante:
A) Cuando el lugar de celebración se encuentre a las afueras, o el lugar de la ceremonia se encuentre bastante retirado del lugar de celebración.
B) Cuando la mayoría de los invitados vayan a usarlo para desplazarse.
En caso de no cumplirse el punto A, y el lugar de celebración se encuentre en la ciudad, y en un radio no demasiado grande, no convendrá la contratación.
En caso de cumplirse A, pero no B, puede optarse por la contratación de minibuses o microbuses: un autocar o autobús tiene una capacidad para 50 personas, un minibús tiene una capacidad entre 10 y 20, y un microbús cuenta con unas 7 plazas.
¿Cuántos autocares contratar?
Una vez decididos a poner autocares para los invitados, tendréis que resolver la siguiente incógnita: cuántos serán.
Esto dependerá del número de invitados que vayan a hacer uso de él: no es lo mismo una boda de 100 invitados donde absolutamente todos lo usen (en este caso necesitaríamos dos), que una boda de 300 donde lo usen sólo 40 (en este caso necesitaríamos uno).
El "quid" de la cuestión está, por tanto, en el número de invitados que lo elijan como medio de desplazamiento, y es por tanto el factor que decide cuántos contratar.
Llegados a este punto, es normal que ahora mismo se os haga un mundo el cálculo necesario. Por eso es recomendable que la contratación se deje para más adelante, cuando la boda esté más cercana, y vayáis más sobre seguros. Además es interesante dejar la contratación abierta: es decir, que os den la posibilidad de poder incorporar un autocar más a última hora en caso de que fuese necesario (preferible a contratar de más).
Nosotros también nos encontramos con este problema, estuvimos pensando y finalmente buscamos una solución para poder tener una idea lo más aproximada posible, y no podría haber salido mejor.
¿Cuál fue esa solución? Fácil: tres meses antes de la boda, y coincidiendo con la entrega de las invitaciones, fuimos comentando a nuestros invitados que tendrían la posibilidad de hacer uso de autocares, en caso de no querer llevar su propio vehículo, y que debían confirmarnos, al igual que debían hacer con su asistencia a la boda, si finalmente lo cogerían o no, y cuántas plazas ocuparían por familia.
Si bien es cierto que no es una fórmula exacta, porque siempre hay quien te dice que sí, y después no lo coge, y viceversa, sí os permitirá haceros una idea bastante aproximada de si necesitaréis uno autocar o dos, o si os merece la pena contratarlos.
Nosotros llevábamos en un excel todos los gastos y movimientos de la boda, y para controlar el número de plazas que se iban cubirendo sólo tuve que añadir una columna, al lado de las asistencias a la boda, con las confirmaciones del autocar, de la siguiente forma (hacer click para ampliar):
A los pocos días de entregar todas las invitaciones sabíamos ya que necesitaríamos dos autocares, por lo que contamos con esa tranquilidad.
Por otra parte, siempre deben sobrar algunas plazas, y resulta "peligroso" ir justos, puesto que nos arriesgamos a dejar fuera a invitados que se incorporen a última hora.
Yo tenía claro que, si se ofrecía esa posibilidad, se ofrecía para todo el mundo, aunque supusiera contratar más, pero siempre buscando el equilibrio: en caso de faltar pocas plazas, que no compensen contratar un nuevo autocar, y como siempre hay invitados que se desplazan en coche propio, pueden reajustarse estas últimas incorporaciones a los vehículos de otros invitados para la ida, puesto que para la vuelta no tendrían problemas de volver en autocar (más abajo explico por qué), y así evitar contratar un autocar para pocas personas y que vaya prácticamente vacío, o evitar contratar dos y los dos vayan a la mitad, con su correspondiente coste.
Otra posibilidad es combinar un autocar con un minibús o microbús. Ya es cuestión de valorar qué es lo más conveniente.
¿Cuántas idas y cuántas vueltas?
Una vez decidido el número de autobuses que contrataremos, nos encontramos con el siguiente problema: cuántas idas y vueltas contratar. Por lo que lo primero que vamos a hacer es ver la diferencia entre ellas:
Idas: Los desplazamientos de los invitados desde el lugar de la ceremonia hasta el lugar de celebración deben hacerse todos a la vez, en un mismo tiempo. Así, si la hora de la celebración es, por ejemplo, a las 14.30, todos los invitados deben llegar a esa hora, minutos antes, minutos después, vayan en autocar o en vehículo propio.
Por lo tanto, en caso de que necesitemos desplazar a 80 invitados en autocar debemos contratar dos, que saldrán a la vez del punto de partida, o con pocos minutos de diferencia, y esto cuenta como dos idas (dos autocares, dos chóferes).
Esto es así, y no puede ser de otra forma: es decir, si pretendemos que un mismo autobús cubra el desplazamiento de todos los invitados, tendría que dejar a la primera tanda, y después regresar y desplazar a la segunda. Necesariamente en este caso, la mitad de los invitados llegarían demasiado tarde, por lo que esta posibilidad no se contempla.
Si necesitamos desplazar a más de 50 personas, se hará en dos idas y al mismo tiempo (dos autocares).
Vueltas: Las vueltas suelen plantear menos problemas de plazas que las idas, precisamente por ser escalonadas. Podemos ofrecer varios horarios, cerrados con la empresa con antelación, y dependiendo también del número de vueltas, o de autobuses que cubran una misma vuelta, así será su coste más o menos elevado.
Veamos la diferencia ahora entre "vuelta" y "horario":
- En un mismo horario puede hacer el trayecto un sólo autocar (1 chófer): sería una vuelta.
- En un mismo horario pueden hacer el trayecto dos autocares (2 chóferes): serían dos vueltas.
En definitiva, las vueltas se cuentan por número de autocares que la empresa ponga a vuestra disposición, y no por horarios: si un mismo autocar cubriese el trayecto en dos horarios diferentes, contaría como dos vueltas. Si para esos dos mismos horarios necesitáis tres autocares, contaría como tres vueltas.
¿Y qué horarios prefijar?
Para saber qué horarios ofrecer y cuántos autocares pondremos en cada horario no hay ninguna pauta a seguir: a diferencia de la ida, no podemos preguntar a nuestros invitados a qué hora tienen previsto retirarse.
Quizás nos podamos orientar si observamos qué tipo de invitados asistirán a nuestra boda, y así podamos prever qué groso se quedará hasta el final y cuántos querrán regresar pronto: si hay más gente joven o más gente mayor, si hay más gente con niños o sin ellos, si la mayoría son familiares y amigos o por el contrario abundan los compromisos...
Siempre hay que contar cuántos invitados se desplazaron en autocar para la ida, aunque tendremos en cuenta, para de nuevo no ir a lo justo, que durante el transcurso de una boda pueden darse multitud de circunstancias que hagan que invitados que en un inicio se desplazaran en coche, bien por ir con amigos, bien en su coche propio, a la vuelta decidan no hacerlo y coger el autocar, para no depender de nadie ni de nada. Pero como las vueltas son escalonadas, y no todo el mundo decide irse a la vez, esto no presentará un problema añadido, puesto que todo el que quiera regresar en autocar, podrá hacerlo sin problema.
Sean cuales sean los horarios que decidamos para los regresos, lo habitual es que:
- El último se haga coincidir con el final de la celebración.
- No suele ponerse un único horario de regreso, ya que, si damos la posibilidad de desplazarse en autocar, parece lógico no imponer dicho horario a nadie.
- No suelen ponerse más de tres, por su elevado coste. Lo normal es que las vueltas estén comprendidas entre dos o tres horarios diferentes.
- En caso de ser dos horarios, el primero suele ponerse a la mitad o a la hora de comenzar del baile.
- En caso de ser tres, el primero suele coincidir con el final de la comida e inicio del baile.
- Lo normal es que haya más vueltas que idas.
Os cuento nuestro caso, para que os hagáis una idea: nosotros llevamos 200 invitados justos, de los cuales entre 90-95 se desplazaron en autocar, por lo que contratamos dos para la ida. A la vuelta, como la boda era de mañana pero con previsión de que acabase de madrugada, y esperábamos y deseábamos que la mayoría nos acompañase hasta el final, por lo que contratamos:
IDAS
2 autocares = 2 idas
VUELTAS
1 autocar sobre las 21.30 (1 vuelta)
+
2 autocares al final de la celebración, sobre las 0.30 (2 vueltas)
=
3 vueltas en 2 horarios
Para los casi 100 invitados que usaron el autocar como medio de transporte, necesitamos 2 idas y 3 vueltas. Nadie se quedó sin plaza a la ida, ni a la vuelta, y en todos los viajes los autocares iban casi completos, pudiendo elegir si se iban antes o por el contrario cerraban el baile con los novios.
Así que, respondiendo a la pregunta de Irene, para los 365 invitados no es nada descabellado lo que la empresa os plantea; es más, si tenéis previsión de que la mayoría lo usen, tendréis que contratar algo más. Pero no lo sabréis seguro hasta que hagáis el sondeo.
Es cierto que, a la hora de presupuestar, las empresas están acostumbradas a ofreceros lo que estiman que necesitaréis según el número de invitados aproximados que creáis que asistirán, aunque en un principio pueda pareceros una barbaridad.
Pero, conociendo estos pequeños trucos, podréis llevar la seguridad de diferenciar si aquello que os ofrecen se ajusta a vuestras necesidades, o por el contrario es algo desorbitado.
¿De qué punto parten las idas y a qué puntos regresan las vueltas?
Las idas deben partir de un punto lo más cercano posible al lugar de la ceremonia, puesto que en un día como ese debemos tener en cuenta que los invitados lucirán calzado no demasiado cómodo. Pero también debe ser un punto de fácil acceso para el autocar.
Respecto a los puntos de regreso, debéis elegir dos o tres paradas que sean sitios estratégicos de vuestra ciudad: lógicamente el autocar no podrá desplazar a cada invitado a su destino, pero sí debemos buscar aquellos puntos donde se concentren medios de transportes públicos, como taxis o metro, además de hoteles para los invitados que vengan de fuera, o parkings para los que dejaron sus vehículos y tomaron el autocar para no conducir por las afueras.
También debemos tener en cuenta que una de las paradas debería ser el punto de donde partieron los autocares al terminar la ceremonia, para facilitar que los invitados vuelvan de la misma forma que llegaron al punto de partida.
Tanto los puntos de ida como los de vuelta debéis cerrarlos con la empresa para poder comunicarlo después a los invitados, y que ellos hagan sus cálculos de dónde se bajaran, donde se alojarán, etc.
¿Cómo comunicar a los invitados los horarios de ida y vuelta?
Este es el último punto a tener en cuenta y, aunque pueda parecer menos importante, os aseguro que sí lo es: cuanto más atado dejéis todo antes de vuestro día, menos preocupaciones tendréis y podréis disfrutar hasta el último segundo, que de eso se trata, sin que surja ningún tipo de problemas, al menos por falta de previsión.
Por mucho que os pregunten y os llamen incluso el día antes de la boda para preguntaros los horarios, siempre ese día surgen numerosas dudas, por lo que es conveniente lo siguiente:
Para la ida: delegar a algunos familiares o amigos que comuniquen al resto de invitados a la salida de la ceremonia el horario y punto de partida de los autocares, para que cada uno haga sus cálculos de tiempo. Imprescindible no preguntar a los novios en ese momento. Hemos dicho que ese día disfrutaremos cada segundo, y vuestro trabajo ya está hecho.
Deben citar a los invitados con 10-15 minutos de antelación de la hora prevista, para que los autocares puedan salir a tiempo, ya que siempre hay alguien que se retrasa.
Para la vuelta: nosotros decidimos no dejar a nadie la responsabilidad de comunicarlo, puesto que al existir varios horarios y puntos de regreso, podría ser un poco "caos"; además no queríamos que nadie estuviese preocupado de informar y pudiese disfrutar del baile, así que decidimos fabricar un par de carteles que colgamos en los baños de la hacienda (punto por el que todos pasarían antes o después), con la información bien detallada, para que, igualmente, cada uno hiciese los cálculos convenientes, y estuviese preparado a la hora que quisiera regresar.
Estos fueros los carteles:
Si observáis también dejamos el teléfono de tele-taxi, por si a alguien le surgía la necesidad imperiosa de marcharse antes, pudiese hacerlo sin tener que esperar los horarios previstos.
En fin, que cuanto más detallado todo, más garantía de coordinación y éxito. Nosotros no dejamos nada al azar, y salió a la perfección.
Otros puntos a tener en cuenta a la hora de contratar:
- Relación calidad-precio: como en cualquier contrato que realicéis para vuestra boda, este punto es fundamental. Debéis buscar empresas que os ofrezcan precios competentes, pero sin escatimar en prestaciones, como limpieza, comodidad, acondicionamiento (el uso del aire acondicionado en verano es fundamental), etc.
- Al igual que el resto de profesionales, debéis contratar una empresa que os transmita seguridad y confianza, que sean formales y donde os garanticen puntualidad y responsabilidad.
- Por supuesto, siempre con contrato, donde se detalle bien claro cada punto.
- Tener en cuenta que los niños cuentan como plaza para el autocar, aunque sean bebés o vayan en brazos de sus padres. Es por el tema del seguro, y si alguna empresa os dice que no pasa nada por sobrepasar las plazas, ponerlo siempre en duda.
Nuestra experiencia:
Por último comentaros que nosotros contratamos con Autocares Lact, y nuestra experiencia fue muy positiva: cumplían todos estos requisitos que buscamos, y se ajustaban a nuestro presupuesto.
Además demostraron profesionalidad y puntualidad en cada momento, coordinándose con el resto de servicios como cátering, coche de novios, y familiares cercanos (nuestros hermanos), para que todo estuviese en los tiempos previstos.
Siento si el post os ha resultado demasiado extenso, pero no quería dejar ningún cabo suelto a cerca de cada uno de puntos que nos suelen plantearnos problemas a la hora de decidir.
Para cualquier duda sobre el tema, podéis dejar vuestros comentarios.
Espero que os haya sido de utilidad, y gracias a Irene por su consulta!
