Primer borrador de la lista de invitados

¿Qué es un borrador de la lista de invitados?

Consiste en una primera lista que debéis hacer de las personas que queréis o esperáis que os acompañen en vuestro día. 

¿Cuándo debemos hacer esta primera lista?

Se debe confeccionar, si es posible, antes de visitar lugares de celebración o cáterings, porque dependiendo del número de personas que asistan al evento, así tendréis que elegir entre unos espacios u otros, sobre todo si lleváis un número más bien pequeño de invitados (hasta 70-80 personas aproximadamente), o por el contrario, un número grande (de 300-400 para arriba).  

Si lleváis un número "estándar" de invitados (es decir, entre 100 y 250 aproximadamente), tampoco es esencial que lo hagáis antes de empezar a buscar, aunque sí recomendable tenerla preparada antes de contratar, puesto que en la mayoría de los sitios os pueden poner límites una vez que vayamos a cerrar el trato.

¿Qué son los límites de invitados?

Los límites son condiciones que nos ponen las empresas relacionadas con la celebración para asegurarse de que el número de invitados que finalmente llevéis no será exageradamente diferente a lo que contratasteis en un primer momento.

Es decir, cuando firmamos el contrato, nos piden siempre un número aproximado de invitados, y a partir de dicha cifra pueden ponernos limitaciones en el caso de que llevemos muchos más o muchos menos de los acordados. Por supuesto, estos límites también se recogerán en el contrato que firmemos, o en caso contrario, no podrán exigirlos después.

Así, si creemos que aproximadamente podemos llevar, por ejemplo, 230 invitados, a partir de esa cifra pueden ponernos límite por arriba: "si finalmente superaseis los 300, pagaríais un pequeño suplemento por persona que sobrepase", o bien por abajo: "si esperáis unos 230, pero no superáis finalmente los 170, tendréis un sobrecoste por cada invitado que falte hasta llegar a esos 170". Estas cantidades, claro está, son sólo ejemplos para que nos entendamos. Los límites suelen ser amplios márgenes con respecto al número que personas con las que en un principio contamos.

Los límites por arriba suelen ponerlo en los lugares de celebración, por un sencillo motivo: vosotros estáis pagando por un espacio concreto, si faltan invitados, simplemente estarán más espaciados, pero si vuestra lista al final crece demasiado, tendrían que habilitaros otro espacio mayor, con la correspondiente subida de precio.

Así mismo, los límites por abajo lo suelen poner por el lado de cátering o cocina: si en principio, contratáis para 230, ellos esperan tener ciertos beneficios con vuestra boda, y conforme a eso, os harán el presupuesto, incluso a veces, hacen ofertas cuanto mayor sea el número de invitados. Si finalmente os presentáis con 120 personas, su beneficio se vería reducido considerablemente, y ya no sólo eso, sino que podrían incluso llegar a perder, puesto que tienen que hacer una inversión previa para atender vuestro enlace: comida, bebida, personal, equipos de desplazamiento, etc. Estos límites son, al fin y al cabo, una especie de seguro que cubriría la diferencia en caso de que ésta fuese exagerada.

¿Qué ocurre si mi lista definitiva varía con respecto a la inicial?

Lógicamente, desde que ponemos fecha de boda, hasta que confirmamos invitados, transcurren muchos meses, y en todo ese tiempo la lista sufre enormes variaciones, altas y bajas, y no siempre resulta como en un principio esperábamos. 

Por este motivo, estas empresas se aseguran poniendo límites, pero a su vez estos límites son bastante coherentes. Si creéis que llevaréis unos 230 invitados, ningún cátering os debe poner un límite de 220, porque se sabe que la lista suele variar en unas 40-50 personas aproximadamente, gente con la que contabais en un principio, y finalmente no asisten. Y a veces, parte de las bajas se compensan con nuevos invitados. Además el sobrecoste, por persona que esté por debajo del límite, es pequeño, y no deja de ser un seguro para ellos, más que un beneficio.

                                        
Por todo esto es importante que os sentéis a confeccionar el primer borrador de la lista de invitados a conciencia antes de cerrar ningún contrato, intentando ser ambos lo más realistas posible, y tirando más por lo bajo que por lo alto,  para aseguraros nunca llegar al límite que os pongan en el cátering.

Es decir, que si os salen unos 250 invitados en el primer recuento, podéis decir cuando os pidan una cifra que serán unos 230 aproximadamente, puesto que, si sube el número final, es indiferente para las limitaciones de cocina o cátering. Y tendría que subir mucho la lista para alcanzar los límites por arriba que os pueda poner el lugar de celebración. Esto casi nunca ocurre, las listas definitivas de invitados suelen siempre menguar con respecto al borrador inicial.

También es aconsejable que el número que le deis a las empresas sea más bien un intervalo:"llevaremos entre 200-230 invitados". Y nunca algo cerrado ni definitivo.

Así que os recomiendo paciencia el uno con el otro, y empecéis desde ya a imaginar quién asistirá a vuestro enlace...